Rechtliches & Compliance

Angaben gemäß § 5 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz, in Kraft seit 14. Mai 2024 — Nachfolger des TMG) und Art. 10 LSSI-CE

newio.ai SL
C/ Aragón 28 1º
07006 Palma de Mallorca
Spanien
Telefon: +34 691549176
E-Mail: [email protected]
Web: www.newio.ai

Vertreten durch den Geschäftsführer:
Jan Arbter

Registereintrag

Eingetragen im Handelsregister (Registro Mercantil de Mallorca)
Datum der Eintragung: 03. März 2022
Steuernummer (N.I.F.): B09752338

Unternehmensgegenstand

Entwicklung, Betrieb und Vertrieb von Softwarelösungen (SaaS) zur automatisierten Patientenkommunikation, insbesondere KI-gestützte Systeme für Arzt- und Zahnarztpraxen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

USt-IdNr.: ESB09752338

Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV

Jan Arbter
C/ Aragón 28 1º
07006 Palma de Mallorca, Spanien

Verbraucherstreitbeilegung

Die newio.ai SL ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (B2B); §§ 36, 37 VSBG finden daher keine Anwendung.

Hinweis: Die frühere EU-Online-Streitbeilegungsplattform (OS-Plattform, Art. 14 ODR-VO) wurde zum 20. Juli 2025 abgeschaltet; ein Link darauf entfällt.

Haftung für Inhalte

Als Anbieter digitaler Dienste sind wir gemäß § 7 Abs. 1 DDG für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich.

Nach §§ 8 bis 10 DDG sind wir jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen.

Verpflichtungen zur Entfernung oder Sperrung der Nutzung von Informationen nach den allgemeinen Gesetzen bleiben hiervon unberührt.

Eine diesbezügliche Haftung ist jedoch erst ab dem Zeitpunkt der Kenntnis einer konkreten Rechtsverletzung möglich.

Bei Bekanntwerden entsprechender Rechtsverletzungen werden wir diese Inhalte umgehend entfernen.

Haftung für Links

Unser Angebot enthält Links zu externen Websites Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Zum Zeitpunkt der Verlinkung wurden die Seiten auf mögliche Rechtsverstöße überprüft; rechtswidrige Inhalte waren nicht erkennbar.

Eine permanente inhaltliche Kontrolle verlinkter Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Links umgehend entfernen.

Urheberrecht

Die durch newio.ai SL erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem europäischen Urheberrecht. Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedürfen der schriftlichen Zustimmung von newio.ai SL. Downloads und Kopien dieser Seite sind nur für den eigenen, nicht kommerziellen Gebrauch gestattet.

Bildnachweise & Marken

Soweit nicht anders gekennzeichnet, stammen die auf dieser Website verwendeten Bilder, Grafiken und Logos von der newio.ai SL oder wurden lizenzkonform über Bildagenturen bezogen. Genannte Marken und Wort-/Bildmarken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.

Stand: 22. Mai 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der öffentlichen Website der newio.ai SL (nachfolgend „wir“) unter der Domain newio.ai. Sie gilt nicht für unsere Praxis-Software, unser CRM (crm.newio.ai) oder die Patientenkommunikation — dort gelten gesonderte Informationen und ggf. Auftragsverarbeitungsverträge mit medizinischen Einrichtungen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

newio.ai SL
C/ Aragón 28 1º
07006 Palma de Mallorca
Spanien
E-Mail: [email protected]
Vertretungsberechtigt: Jan Arbter (Geschäftsführer)

2. Datenschutzkontakt

Sie erreichen unseren Datenschutzkontakt unter [email protected]. Sofern für unser Unternehmen eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO besteht, geben wir dessen Kontaktdaten hier zusätzlich bekannt.

3. Hosting, Server-Logfiles und Sicherheit

Unsere Website wird bei einem Hosting-Dienstleister mit Serverstandort in Deutschland betrieben (derzeit: ALL-INKL.COM — Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Dienst und den Webserver insbesondere folgende Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, angeforderte URL, übertragene Datenmenge, HTTP-Status, Browsertyp und -version sowie Referrer-URL. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der technischen Sicherheit (Missbrauchs- und Angriffserkennung) und zur Stabilität des Systems.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt).

Speicherdauer: Webserver-Logdaten werden in der Standard-Konfiguration unseres Hosters in der Regel nach 7 Tagen automatisch gelöscht, längstens nach 14 Tagen. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Abwehr oder Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS/TLS; auf unserer Seite ist HSTS aktiviert.

4. Cookies und ähnliche Technologien (Einwilligung, TDDDG)

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies (z. B. Session, CSRF-Token, Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen) setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, in Kraft seit 14. Mai 2024 — Nachfolgegesetz des TTDSG) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für alle nicht zwingend erforderlichen Technologien — insbesondere Spam-/Missbrauchsschutz (Google reCAPTCHA), Statistik (Google Analytics 4) und Marketing (Meta/Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag) — werden Cookies und vergleichbare Technologien ausschließlich nach Ihrer Einwilligung aktiviert (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie erteilen die Einwilligung über unser Cookie-Banner; eine Verweigerung hat keine Nachteile für die Nutzung der Seite. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über das Cookie-Symbol unten links auf der Seite widerrufen oder ändern.

Die getroffene Einwilligung speichern wir lokal in einem Cookie (cc_consent) gemeinsam mit dem Zeitstempel und einer Versionskennung — bei rechtlich relevanten Änderungen erscheint das Banner erneut.

5. Google Analytics 4

Sofern Sie in den Cookie-Einstellungen Statistik aktivieren, nutzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Mutterkonzern Google LLC, USA). Es werden insbesondere pseudonyme Nutzer-IDs, Informationen zu Ihrem Endgerät und Nutzungsdaten verarbeitet, um die Nutzung unserer Website auszuwerten. Wir setzen Google Analytics 4 mit aktivierter IP-Anonymisierung und ohne Google-Signals/Personalisierung ein.

Mit Google haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Verknüpfung der von uns erhobenen Analytics-Daten mit Ihrem Google-Konto findet nicht statt, da wir Google-Signals und die Personalisierung von Werbung serverseitig deaktiviert haben. Die Aufbewahrungsdauer der ereignisbezogenen Nutzer- und Ereignisdaten ist in unserem GA4-Konto auf 2 Monate begrenzt; danach werden diese Daten in der Property automatisch gelöscht. Im Browser setzt Google Analytics 4 insbesondere die Cookies _ga und _ga_ mit einer Laufzeit von jeweils bis zu 24 Monaten sowie ggf. _gid mit einer Laufzeit von 24 Stunden.

Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023, Az. C(2023) 4745) zertifiziert; zusätzlich werden EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) verwendet.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy, Hinweise zu Google-Produkten auf Partnerseiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder die Datenerhebung durch Google zusätzlich mit einem Browser-Add-on verhindern: Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics.

6. Meta (Facebook) Pixel

Sofern Sie Marketing akzeptieren, kann der Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) eingesetzt werden, um Conversions zu messen und Zielgruppen für Werbemaßnahmen zu bilden. Hierbei können personenbezogene Daten an Meta Platforms, Inc. (USA) übermittelt werden. Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend werden EU-Standardvertragsklauseln verwendet.

Datenschutzerklärung Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

7. LinkedIn Insight Tag

Sofern Sie Marketing akzeptieren, kann der LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Place, Dublin 2, Irland) eingesetzt werden, um die Wirksamkeit von Werbung auszuwerten und Zielgruppen zu bilden. Daten können an LinkedIn Corporation, USA, übermittelt werden; LinkedIn ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend werden EU-Standardvertragsklauseln verwendet.

Datenschutz LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

7a. WhatsApp-Chat-Widget (Komfort & Kontakt)

Auf unserer Website bieten wir optional ein WhatsApp-Chat-Widget an, das einen schwebenden Chat-Button einblendet und die schnelle Kontaktaufnahme über den Messaging-Dienst WhatsApp der Meta Platforms Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland; Mutterkonzern Meta Platforms, Inc., USA) ermöglicht.

Das Widget-Skript wird von unserer eigenen Subdomain crm.newio.ai geladen. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung in der Cookie-Kategorie „Komfort & Live-Chat (WhatsApp)" wird das Skript überhaupt geladen. Bis dahin findet keine Verbindung zu WhatsApp/Meta statt.

Wenn Sie aktiv auf das Chat-Symbol klicken und eine Nachricht senden, werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte sowie technische Verbindungsdaten (insbesondere Ihre Telefonnummer und Ihr WhatsApp-Profil) an WhatsApp/Meta übermittelt; die weitere Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach den Datenschutzbestimmungen von WhatsApp/Meta. Daten können dabei in die USA übermittelt werden; Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend werden EU-Standardvertragsklauseln verwendet.

Datenschutz WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das Cookie-Symbol unten links widerrufen; das Widget wird dann beim nächsten Seitenaufruf nicht mehr geladen. Alternativ erreichen Sie uns ohne WhatsApp jederzeit per E-Mail ([email protected]) oder über unser Kontaktformular.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

8. Kontaktformular

Auf unserer Website können Sie uns per Formular kontaktieren. Wir verarbeiten die von Ihnen eingegebenen Daten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefon und Praxis/Organisation sowie Ihre Freitext-Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Der Versand erfolgt per E-Mail über unseren konfigurierten SMTP-Dienst; eine dauerhafte Speicherung in einer separaten Datenbank auf der Website findet nicht statt. Inhaltlich werden die Daten in unseren E-Mail-Postfächern gespeichert; eine interne Kopie an ein Audit-/Archivpostfach kann zur Nachvollziehbarkeit des Versands erfolgen.

Für das Formular setzen wir zusätzlich Google reCAPTCHA v3 ein (siehe Abschnitt 9). Das reCAPTCHA-Skript wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Formular geladen und ausgeführt. Ohne diese Einwilligung können Sie uns alternativ direkt per E-Mail erreichen ([email protected]).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragsanbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effizienter Bearbeitungsworkflow / Missbrauchsschutz).

Speicherdauer: E-Mails löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach 24 Monaten, sofern keine laufende Geschäftsbeziehung besteht.

9. Google reCAPTCHA v3

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen (Spam, Bots, Brute-Force) bieten wir auf unseren Formularen optional Google reCAPTCHA v3 (Google Ireland Ltd.) an. Beim Einsatz werden u. a. IP-Adresse, Nutzungs- und Geräteinformationen sowie ggf. Cookies an Google übermittelt.

Das reCAPTCHA-Skript wird nicht automatisch geladen, sondern erst, nachdem Sie auf der jeweiligen Formularseite aktiv in den Einsatz eingewilligt haben (eigenständige Checkbox direkt am Formular). Bis dahin findet keine Datenübermittlung an Google statt. Sie können alternativ ohne reCAPTCHA per E-Mail Kontakt aufnehmen.

Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend werden EU-Standardvertragsklauseln verwendet.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

10. Potenzialrechner

Wenn Sie unseren Potenzialrechner nutzen und Ihr Ergebnis per E-Mail anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Praxisname, Ansprechpartner, Position, E-Mail-Adresse) sowie das berechnete Ergebnis. Die Daten werden zur Übermittlung der Ergebnis-E-Mail und zur internen Lead-Bearbeitung genutzt und in unserer Datenbank auf dem Hosting-System gespeichert; zusätzlich wird die IP-Adresse der Anfrage gespeichert, um Missbrauch zu erkennen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktives Anfordern des Ergebnisses) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsschutz).

Speicherdauer: Lead-Daten werden gelöscht, sobald sie für die Nachverfolgung nicht mehr erforderlich sind, in der Regel spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

11. Schriftarten und Icons

Wir stellen die Schriftart Inter sowie Font Awesome-Icons auf unserem eigenen Server bereit („self-hosted“). Beim reinen Seitenaufruf werden hierdurch keine Schriften oder Skripte von Drittanbietern (z. B. Google Fonts) nachgeladen; eine Datenübermittlung an Dritte findet ohne Ihre Einwilligung nicht statt.

12. Externe Links (CRM, Demo-Termin, Social Media)

Unsere Website verlinkt u. a. auf crm.newio.ai (Login), auf systemvorstellung.newio.ai (Demo-Terminbuchung) und ggf. auf Profile Dritter (z. B. soziale Netzwerke wie LinkedIn oder Instagram). Beim Anklicken eines externen Links verlassen Sie unsere Website; für die Datenverarbeitung auf den Zielseiten ist der jeweilige Betreiber verantwortlich. Wir setzen keine Social-Media-Plugins ein, die bereits beim Seitenaufruf Daten an die Netzwerke übermitteln — verwendet werden ausschließlich einfache HTML-Links.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Dies sind insbesondere:

• ALL-INKL.COM — Neue Medien Münnich, Friedersdorf (DE): Hosting der Website und E-Mail-Versand.
• Google Ireland Ltd. (IE) — nur bei aktivierter Statistik bzw. nach Einsatz von reCAPTCHA: Google Analytics 4, Google reCAPTCHA v3.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (IE) — nur bei aktiviertem Marketing-Consent: Meta Pixel. Zusätzlich nur bei aktiviertem Komfort-/Chat-Consent: WhatsApp-Kontaktkanal (Eigenverantwortung von Meta nach WhatsApp-Datenschutzbestimmungen).
• LinkedIn Ireland Unlimited Company (IE) — nur bei aktiviertem Marketing-Consent: LinkedIn Insight Tag.

14. Drittländerübermittlung

Sofern Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet werden, stützen wir die Übermittlung auf:

• einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework, Beschluss vom 10. Juli 2023, für zertifizierte US-Empfänger; Art. 45 DSGVO),
• oder — ergänzend bzw. soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift — EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) sowie ggf. zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Trotz dieser Garantien können wir nicht vollständig ausschließen, dass behördliche Stellen im Empfängerland (z. B. USA) auf übermittelte Daten zugreifen. Eine wirksame Einwilligung in diesem Bewusstsein deckt diese Risiken gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO mit ab.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig kann insbesondere die Behörde am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder Ort des mutmaßlichen Verstoßes sein. Federführend für newio.ai SL ist die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) in Spanien; in Deutschland können Sie sich an die für Ihren Wohnort zuständige Landesdatenschutzaufsicht wenden.

16. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne bestimmte Pflichtangaben (z. B. im Kontaktformular) können wir Ihre Anfrage jedoch nicht oder nicht vollständig bearbeiten. Optionale Felder erleichtern uns die Bearbeitung, sind aber nicht erforderlich.

17. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO — einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung — findet beim Besuch dieser Website nicht statt.

18. Änderung dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslagen oder unsere Website ändern. Bitte informieren Sie sich regelmäßig. Die aktuelle Version finden Sie unter newio.ai/legal/.

Stand: 27. Mai 2026

Widerrufsrecht (nur für Endkunden bei Produktkäufen)

(1) Es gelten die gesetzlichen Widerrufsrechte gemäß EU-Verbraucherschutzrichtlinie für digitale Inhalte.
(2) Der Kunde erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die Lieferung der digitalen Inhalte unmittelbar nach Kauf erfolgt und der Vertrag dadurch vollständig erfüllt wird.
(3) Mit Beginn der Lieferung erlischt das Widerrufsrecht gemäß Art. 16 lit. m Verbraucherrechterichtlinie.
(4) Eine Rückerstattung oder ein Regress ist nach erfolgtem Kauf und Auslieferung ausgeschlossen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bettercare Systems SL / newio.ai SL

C/ Aragón 28 1º, 07006 Palma de Mallorca, Spanien
(Stand: Mai 2026)

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln die vertraglichen Beziehungen zwischen der newio.ai SL (nachfolgend „newio“) und ihren gewerblichen Kunden (nachfolgend „Praxis“ oder „Kunde“) im Zusammenhang mit der Nutzung der cloudbasierten Software-as-a-Service-Lösung newio.ai einschließlich des newio EXPORT AGENT.
1.2 Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn newio diesen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
1.3 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer i. S. d. § 14 BGB, insbesondere Arzt-, Zahn- und Facharztpraxen sowie andere Heilberufler.

2. Vertragsgegenstand

2.1 newio stellt dem Kunden eine webbasierte Softwareplattform zur automatisierten, KI-gestützten Patientenkommunikation zur Verfügung.
2.2 Vertragsbestandteile sind insbesondere die Module:
- Interaktive Terminbestätigungen
- Patient Journey mit KI-Inhaltsgenerierung
- Online-Bewertungsanfragen
- Automatisierter Recall

- WhatsApp Cockpit

- EXPORT AGENT (automatisiertes Daten-Export Tool)

2.3 Alle Module werden als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt; eine lokale Installation erfolgt lediglich für den EXPORT AGENT (vgl. Punkt 3.5).
2.4 Die durchschnittliche Systemverfügbarkeit beträgt mindestens 98% im Jahresmittel (Wartungsfenster ausgenommen).

3. Leistungsbeschreibung der Module
3.1 Interaktive Terminbestätigungen
Automatisierter Versand von Bestätigungs-, Absage- und Verschiebungsnachrichten zur Reduktion von No-Shows.
3.2 Patient Journey mit KI-Inhaltsgenerierung
Automatisierte Vor- und Nachsorgekommunikation. KI-Texte dienen ausschließlich als Vorschläge.
Haftungsausschluss: Die Praxis ist verpflichtet, sämtliche Inhalte vor Versand zu prüfen und freizugeben. Die inhaltliche Verantwortung liegt ausschließlich bei der Praxis.
3.3 Online-Bewertungsanfragen
Automatischer Versand von Bewertungsanfragen nach Behandlungsterminen.
3.4 Automatisierter Recall
Erinnerungs- und Folgekommunikation zur Terminbindung.

3.5 EXPORT AGENT – automatisiertes Daten-Export Tool
3.5.1 Der EXPORT AGENT ist ein lokal installierter Software-Agent, der auf dem Praxisrechner oder Praxisserver betrieben wird.
3.5.2 Der Agent führt in definierten Zeiträumen Exporte der Terminbücher sowie Patientendaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Behandlungsart, kalendarischer Termin) durch.
3.5.3 Die so erfassten Daten werden ausschließlich verschlüsselt (TLS/SSL) an das newio-System übertragen, um dort die passenden Kommunikationsprozesse (z. B. Terminbestätigung, Recall, Nachsorge-E-Mails) auszulösen.
3.5.4 Der EXPORT AGENT nimmt keine Änderungen am PVS vor und greift nicht schreibend auf Praxisdaten zu.
3.5.5 Der Zugriff erfolgt über ein von der Praxis eingerichtetes Benutzerkonto (Admin-Login). Alle Zugriffe werden mit Zeitstempel und Protokollierung dokumentiert.
3.5.6 Die Installation des EXPORT AGENT erfolgt durch einfache Ausführung einer von newio bereitgestellten .exe-Datei.
3.5.7 Der EXPORT AGENT arbeitet vollständig autonom (24/7/365). Wartung und Funktionsupdates werden regelmäßig bereitgestellt.
3.7.8 Haftungsausschluss: newio haftet nicht für Ausfälle oder Fehlinterpretationen des EXPORT AGENT infolge von Systemänderungen im PVS, unzureichenden Berechtigungen, manuellen Eingriffen oder Netzwerkausfällen.
3.5.9 Die Verantwortung für die rechtmäßige Nutzung des EXPORT AGENT und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben liegt bei der Praxis als Verantwortlicher i. S. v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
3.5.10 newio agiert hierbei ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO; ein entsprechender Vertrag wird bereitgestellt.
3.5.11 Die Kompatibilität des EXPORT AGENT ist abhängig vom jeweils eingesetzten PVS-System; newio übernimmt keine Gewähr für die Funktionsfähigkeit mit allen Markt-Systemen.

4. Vertragsschluss und Laufzeit
4.1 Der Vertrag kommt mit der Online-Registrierung der Praxis und der Freischaltung des Accounts durch newio zustande.
4.2 Die Vertragslaufzeit beginnt mit Bereitstellung des Zugangs.
4.3 Verträge können monatlich mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.
4.4 Bei jährlicher Vorauszahlung ist eine ordentliche Kündigung vor Ablauf des Vorauszahlungszeitraums ausgeschlossen; das gesetzliche Sonderkündigungsrecht bleibt unberührt.

5. Vergütung und Zahlungsabwicklung
5.1 Die Nutzung der Software erfolgt gegen die vereinbarte monatliche oder jährliche Lizenzgebühr sowie einmalige Einrichtungsgebühr.
5.2 Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den firmeneigenen Stripe-Account der Bettercare Systems SL / newio.ai SL
5.3 Alle Preise verstehen sich inkl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
5.4 Bei Zahlungsverzug kann der Zugang zur Software vorübergehend gesperrt werden.

6. Rechte und Pflichten des Kunden
6.1 Der Kunde verpflichtet sich, die Software ausschließlich für den eigenen Praxisbetrieb zu verwenden.
6.2 Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Texte vor dem Versand zu prüfen und freizugeben.
6.3 Die Praxis ist verpflichtet, den EXPORT AGENT ausschließlich in der eigenen Systemumgebung zu betreiben und die Sicherheitsvorgaben von newio einzuhalten.

6.4 Der Kunde verpflichtet sich, die Zugriffe des EXPORT AGENT regelmäßig zu prüfen und unbefugte Nutzung zu verhindern.
6.5 Der Kunde trägt die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtskonformität sämtlicher Nachrichten, Mitteilungen und Texte, die über das System an Patienten versendet werden.
6.6 Der Kunde ist verpflichtet, die Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und Dritten keinen Zugang zu gewähren.
6.7 Der Kunde ist verpflichtet, mit newio einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen (bereitgestellt durch newio).

7. Haftung
7.1 newio haftet nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
7.2 Bei leicht fahrlässigen Pflichtverletzungen haftet newio nur, sofern eine wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt wurde, und begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.
7.3 Eine Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Datenverluste ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
7.4 newio übernimmt keine Haftung für medizinische Inhalte, Diagnosen, Empfehlungen oder textliche Aussagen, die vom KI-System vorgeschlagen und vom Praxisnutzer freigegeben wurden.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Support
8.1 newio gewährleistet eine hohe Systemverfügbarkeit und überwacht die Infrastruktur regelmäßig.
8.2 Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt.
8.3 Supportanfragen können über das integrierte Hilfesystem oder per E-Mail gestellt werden.

9. Datenschutz
9.1 Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich gemäß DSGVO und ergänzender Bestimmungen.
9.2 Serverstandort ist Deutschland.
9.3 Eine Weitergabe von Patientendaten an Dritte erfolgt nicht.
9.4 Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; newio agiert als Auftragsverarbeiter.

10. Geistiges Eigentum
10.1 Alle Rechte an der Software, der zugrunde liegenden KI-Technologie und den bereitgestellten Inhalten verbleiben bei newio.
10.2 Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrages.

11. Vertragsbeendigung
11.1 Nach Vertragsende wird der Zugang zum System deaktiviert.
11.2 Daten werden spätestens 30 Tage nach Vertragsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Schlussbestimmungen
12.1 Es gilt spanisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
12.2 Gerichtsstand ist Palma de Mallorca.
12.3 Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.