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Die neuartige Patientenkommunikationszentrale.

Bis zu 96 % aller Patientenanfragen lassen sich automatisieren.
Weniger Telefonchaos. Mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

Fakten auf einen Blick

Das Wichtigste in Stichpunkten.

Neuer, automatisierter Kontakt-Kanal für Patienten und Team
Kommunikation dort, wo sie im Alltag etabliert ist – auf WhatsApp
Patienten wollen immer weniger telefonieren
Simultanübersetzung in 7 Fremdsprachen (zusätzlich zu Deutsch)
24/7-Autopilot und/oder Direktchat-Funktion
Komplette Terminverwaltung für Patienten und Team
Kontinuierliche Synchronisation mit dem Kalenderbuch
Nachweisführung durch lückenlose Chat-Archivierung
Tracking: Auswertung von Termindaten und Patientenverhalten
Auch für die praxisinterne Team-Kommunikation nutzbar

Meist die gleichen Fragen – jetzt automatisch beantwortet (Auszug):

  • Wann ist mein Termin?
  • Wie kann ich meinen Termin verschieben?
  • Wie kann ich meinen Termin absagen?
  • Wie bereite ich mich auf die Behandlung vor?
  • Wie verhalte ich mich nach der Behandlung?
  • Was ist im Schmerz-/Notfall zu tun?
  • Was kostet die Behandlung?
  • Übernimmt meine Versicherung die Kosten?
newio WhatsApp Patientenkommunikation – rund um die Uhr automatisiert
Funktionsweise

Was das newio WhatsApp Cockpit für Sie übernimmt.

Alle Funktionen greifen ineinander – vom ersten automatischen Hinweis bis zur persönlichen Antwort Ihres Teams.

Automatische Antworten auf wiederkehrende Fragen

Typische Patientenanfragen werden über Keywords erkannt, klassifiziert und automatisiert beantwortet. Best-Practice-Vorlagen sind bereits vorhanden – individuell anpassbar an Ihre Praxis.

Interaktive Menüführung

Ihre Patienten werden über ein strukturiertes WhatsApp-Menü gezielt zum passenden Anliegen geleitet. Die proaktive Antwortführung erzeugt keine zusätzlichen WhatsApp-Kosten.

Intelligentes Terminmanagement

Termine können direkt abgefragt, bestätigt oder abgesagt werden – inklusive individuell einstellbarer Fristen- und Absagelogik und automatischer Weiterverarbeitung.

Künftig: Tonalitätsanpassung je Termintreue · newio® TRS

Zentrale Kommunikations-Inbox für Ihr Team

Alle Gespräche werden übersichtlich gebündelt – filterbar, priorisierbar und gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern nutzbar.

Nahtloser Wechsel zwischen Automatik und persönlichem Kontakt

Komplexere Anliegen werden erkannt und gezielt an Ihr Team übergeben – ohne Unterbrechung der Kommunikation.

Mehrsprachige Kommunikation in Echtzeit

Ihre Patienten kommunizieren in ihrer Sprache. Das System übersetzt automatisch und ermöglicht eine reibungslose Verständigung – in Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch, Rumänisch und Ukrainisch.

Versand von Dokumenten & Informationen direkt im Chat

Aufklärungen, Hinweise oder Unterlagen (Bilder & PDF/Office-Dokumente) können genau im richtigen Moment bereitgestellt werden.

Integration: Praxis, Website & Social Media

Die Kommunikation startet über Ihre Rezeption, die Praxis-Homepage (Website-Widget) sowie Social Media und wird nahtlos im System fortgeführt.

DSGVO-konforme Opt-ins & sichere Kommunikation

Alle Abläufe sind rechtssicher aufgebaut und speziell auf den Einsatz im medizinischen Umfeld abgestimmt. Die Einwilligung wird vor dem Erstkontakt eingeholt.

Auswertungen & Transparenz

Sie erkennen auf einen Blick, welche Anfragen häufig auftreten, wie schnell reagiert wird und wo weiteres Optimierungspotenzial besteht.

Nutzen & Mehrwert

So verändert sich Ihr Praxisalltag.

Sofort weniger Telefonaufkommen

Direkt entlastetes Personal

Struktur, Ordnung & Nachvollziehbarkeit

Gleichbleibende Kommunikationsqualität

Zufriedene Patienten

Neuartige Auswertungs- & Analyse-Optionen

Prozessoptimierung im Praxisalltag

Bereit, Ihre Rezeption zu entlasten?

Lernen Sie das newio WhatsApp Cockpit in einer persönlichen Systemvorstellung kennen – oder melden Sie sich unverbindlich an und schauen Sie sich in Ruhe um.

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Ihre Frage zu diesem Feature.

Stellen Sie uns Ihre Frage zum WhatsApp Cockpit – wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

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Häufig gestellte Fragen & Antworten.

Ja. Ein newio® Certified Expert weist Sie und/oder Ihr Team in Integration, Bedienung und Handhabung im Praxisalltag ein. Es gibt zudem verschiedene Trainingspakete je nach Bedarf – damit ist gewährleistet, dass newio® seine volle Wirkung entfaltet und Sie maximal im Praxisalltag unterstützt.
Ihr Praxis-WhatsApp-Business-Account wird mit dem newio® System verbunden. Über diese API-Integration übernimmt Ihr Praxis-WhatsApp-Account sämtliche in newio® entwickelten Funktionen, Einstellungen und individualisierbaren Inhalte.
Nein. Das newio® Dashboard dient Ihnen als Benutzeroberfläche für sämtliche Einstellungen und natürlich jegliche Konversationen – übersichtlich, effektiv und in modernstem UX-Design.
Ja. Sämtliche Konversationen werden getrackt und sind auch im Nachhinein einseh- und auswertbar – auch für Ihre Nachweisführung ein wertvolles Feature.
Ja, 100 %. Die Patienten werden direkt beim ersten Aufruf Ihrer WhatsApp-Kommunikationszentrale um Einwilligung gebeten. Die strukturierte Kommunikation erfolgt ausschließlich unter Voraussetzung der Einwilligungserklärung (einfach per Bestätigungs-Klick). Stimmt ein Patient nicht zu, kann er WhatsApp mit Ihrer Praxis nicht benutzen. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Sämtliche DSGVO-Vorschriften werden eingehalten und strikt umgesetzt.
Sie stellen Ihre Verfügbarkeitszeiten für den Direkt-Chat ein. Nur innerhalb dieser Zeiten sind Sie erreichbar, sofern die definierten Autoresponder keine Antwort haben. Dieser Anteil sollte sukzessive sinken, sodass Sie nur noch bis max. 20 % direkt antworten.
Patientenfragen lassen sich gut analysieren und auflisten. Für diese Anfragen werden sogenannte Keywords definiert. Erkennt das Chatsystem ein Keyword (also eine spezifische Patientenfrage), zeigt es die vordefinierte, von Ihnen lektorierte Antwort an. Das newio® WhatsApp Cockpit kommt bereits mit Best-Practice-Frage-Antwort-Szenarien, die sich individuell anpassen lassen. Sie können beliebig viele Autoresponder selbst hinzufügen und das System so trainieren – von Ihnen autorisiert und in Ihrer gewünschten Tonalität.
Im WhatsApp-Auswahlmenü können alle mit der Praxis vereinbarten Termine eingesehen werden. Durch den kontinuierlichen Datenabgleich mit Ihrem Kalenderbuch ist das immer synchron. Patienten können Termine optional absagen – natürlich nur nach einer von Ihnen einstellbaren Struktur. Eine Neuterminbuchung erfolgt über eine einfache Verlinkung aus dem newio® WhatsApp Cockpit zu Ihrer Online-Terminvereinbarung. Perspektivisch – bei Vorhandensein einer schreibenden Schnittstelle zu Ihrem PVS – können Termine künftig auch verschoben werden.
Auf dem übersichtlichen newio® Dashboard sehen Sie alle Interaktionen auf einen Blick. Ein intelligentes, kontextsensitives Benachrichtigungssystem erinnert Sie in Echtzeit an wichtige Anpassungen und Ereignisse. Zudem kann ein internes Notification-System per E-Mail aktiviert werden, das Ihr Team optional informiert.
Über ein leicht zu bedienendes, individuell konfigurierbares Benutzer- und Rechtesystem kann jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung Ihrer Praxis einen newio® Account einrichten. Darüber steht eine interne Chat-Kommunikation zur Verfügung. „Über den Flur rufen" gehört damit der Vergangenheit an.
Aktuell sind 8 Sprachen im System hinterlegt: Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch, Polnisch, Rumänisch und Ukrainisch. Patienten können Ihnen in einer dieser Sprachen schreiben – die Nachrichten kommen im newio® WhatsApp Cockpit auf Deutsch an. Ihr Team antwortet auf Deutsch, und diese Antwort erreicht den Patienten wieder in seiner jeweiligen Sprache.
Sie können in newio® individualisierte Aufsteller im A4- und/oder A5-Format ausdrucken und auf dem Tresen Ihrer Rezeption aufstellen. Ihre Mitarbeiter bitten beim Patientenkontakt einfach um das Scannen des QR-Codes mit dem Hinweis, künftig gerne Ihren neuen 24/7-WhatsApp-Service zu nutzen. Zudem erhalten Sie im Admin-Bereich einen speziellen Link, der direkt in Ihr Praxis-WhatsApp-System führt – diesen können Sie in E-Mail-Konversationen und auf Social Media veröffentlichen. Für Social Media stellen wir außerdem spezielle Werbemittel (Posting- und Story-Vorlagen) bereit, die Sie sofort nutzen können.
Sofort. Je mehr Patienten WhatsApp nutzen, desto weniger klingelt das Praxistelefon. Bei den meisten Praxen dauert es im Durchschnitt etwa 2–4 Wochen, um rund 30 % der Patienten an WhatsApp zu gewöhnen. Je konsequenter Sie Ihre Patienten in das neue System überführen, desto schneller und wirksamer ist die Erleichterung.
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